Remote team working: le sfide da affrontare

“La comunicazione umana segue precise leggi. La comunicazione va presidiata e non può essere data per scontata. Altrimenti i «non detti», le cose mai esplicitate, i conflitti soffocati sul lungo periodo diventano una valanga che travolge motivazione e relazioni interpersonali.” Pietro Trabucchi

Che il lavoro sia ciò che si fa, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova, è qualcosa con cui organizzazioni e team hanno dovuto imparare a familiarizzare. Alla prova dei fatti, è risultato evidente che il lavoro da remoto richieda di sviluppare una gamma di comportamenti e abilità specifiche. Infatti, l’esperienza dello smart working ha messo in luce diversi aspetti critici: uno su tutti, la comunicazione. 

Una comunicazione efficace è la pietra angolare di qualsiasi team funzionante ed è soprattutto cruciale per il remote team working. 

Quando la comunicazione vacilla, ne risente la qualità del lavoro, ma il rischio più grande è che i dipendenti finiscano per sentirsi isolati dal team e dall'organizzazione stessa. Se le interazioni diminuiscono, anche il morale tende ad abbassarsi.

Proprio per questo, la comunicazione, essendo il veicolo attraverso cui le relazioni si costruiscono e si rafforzano, dovrebbe quindi essere il focus di ogni team, soprattutto se operante da remoto.

La sfida maggiore del remote working è la comunicazione

Che molti team possono svolgere il proprio lavoro anche in modalità asincrona è ormai risaputo, in molti lo abbiamo sperimentato, quello che sappiamo meno è che questa modalità di interazione ha bisogno di piena consapevolezza rispetto i limiti e le risorse che essa ha sul lavoro, si di noi e nell’interazione con gli altri. 

Uno dei limiti è proprio nella sfera della comunicazione, infatti, nelle interazioni che avvengono digitalmente, il rischio di sperimentare forme di comunicazione inefficace e incomprensioni è molto più elevato rispetto alle interazioni face to face.

• Leggere e rispondere in differita altera il normale ritmo conversazionale, portando a posticipare il confronto con le reazioni e i commenti che ogni messaggio può indurre. Nella comunicazione a distanza non sempre si riesce a prestare attenzione a suono, tono della voce, ritmo, silenzi e tensioni: pesa, nella sua assenza, la fisicità dei corpi, che nei dialoghi on line scompare. Anche se la tecnologia ha accorciato virtualmente la distanza tra le persone, la mancanza di contatto diretto tra chi parla e chi ascolta rende lo scambio meno profondo e dinamico perché non è modificabile nell’immediato.
• Il tempo diventa uno schermo dietro a cui nascondere le emozioni, che vengono posticipate, compresse, eluse in uno scambio che non gode della contestualità e della continuità delle interazioni di persona. Ciò rischia ad alcuni di apparire quasi come un aspetto positivo perché, sacrificando la dimensione più umana, vulnerabile e ‘imprevedibile’ del lavoro di squadra, privilegia gli aspetti “digitali” della comunicazione, quelli del contenuto, a dispetto di quelli “analogici”, non-verbali e paraverbali, che determinano però la natura stessa della relazione. Invece, proprio concentrarsi sulle informazioni può, da un lato, farci perdere il significato autentico di un messaggio, perché è nella metacomunicazione che il contenuto trova o meno conferma, dall’altra, rende meno efficace la comunicazione stessa, che fonda la sua adeguatezza sulla capacità di far dialogare in sinergia i due aspetti: contenuto del messaggio e la proposta relazionale che da questo emerge. 
• La composizione dei diversi elementi - persone coinvolte, messaggio, referente, codice, canale, contesto, rumore, … - che sono parte integrante del processo comunicativo non può essere delegata alle nuove tecnologie, anche se gli sviluppi e le migliorie sono volte a colmare il divario tra ciò che è possibile e ciò che è utile, ma va ricercata dal team stesso a partire dalla comprensione delle nuove regole di ingaggio nell’era dominata dal digitale. 

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui un team, in un processo condiviso tra tutti i membri, dovrebbe dedicare del tempo alla riscrittura di regole per la comunicazione, adattandole ai media utilizzati e alle proprie esigenze.

Lo scopo è giungere a ricostruire quelle abilità comunicative specifiche delle interazioni da remoto, valorizzando le specificità di ogni team che, in quanto composto da individui differenti, è unico.

Una comunicazione senza tono

Nella comunicazione scritta o a distanza, il linguaggio del corpo e gli elementi paraverbali vengono meno. Anche quando siamo co-localizzati, il tono di un testo scritto, il grado di formalità, il tipo di risposta atteso sono in parte lasciati all'interpretazione di chi riceve il messaggio. La necessità di ricorrere alla decodifica genera un’ansia che può diventare costosa per il team, perché rischia di influenzare il morale, l’umore, l'impegno e la produttività dei collaboratori.

Inoltre, grazie a: email, Whatsapp, Teams, Slack, Zoom… abbiamo un'ampia disponibilità di strumenti che hanno caratteristiche, abitudini di utilizzo, codici linguistici propri. La moltitudine di canali utilizzati per la comunicazione rischia di creare un overload di messaggi, che può diventare una fonte di stress per il collaboratore, suscitando la sensazione di non essere sufficientemente allineato, o essere percepito come una forma di controllo: il collaboratore è (sempre) raggiungibile con continuità da diversi canali di accesso.

Da queste considerazioni, emerge l’opportunità di stabilire norme di comunicazione anche per determinare gli strumenti e la loro modalità di utilizzo all’interno del team.

Connettersi come una squadra, connettersi come individui

Per collaborare ai massimi livelli, i team da remoto devono trovare nuovi modi di operare. Grazie alle tecnologie digitali, che hanno il merito di automatizzare alcune operazioni, le energie così liberate possono essere impiegate per compiti a maggiore valore aggiunto. Tra questi, l’attenzione alle persone e al loro sviluppo è centrale per costruire una squadra auto-rafforzante, soprattutto quando non si ha la possibilità di vivere uno spazio di lavoro condiviso. 

Una volta chiariti il ‘cosa’, concentrarsi sugli individui, e il ‘perché’, le persone sono l’asset più importante per determinare il successo di un’organizzazione (approfondisci l'argomento leggendo l'articolo "Umanità e relazione al centro del cambiamento"), resta da chiarire il ‘come’ realizzare la loro centralità nel lavoro a distanza.

Non sempre un ulteriore appuntamento è accolto con entusiasmo: siamo sicuri di aver bisogno dell'ennesima riunione online? Eppure, connettersi come un team è vitale per costruire e mantenere l’identità di gruppo, e, allo stesso tempo, è importante sentirsi connessi come individui, perché la fiducia si costruisce tra le persone, in un rapporto individuale e biunivoco (leggi l'articolo: "Tempo di crisi tempo di team: come costruire squadre performanti")

L’importanza dell’engagement nel tema remote working

Il remote working ha amplificato alcune criticità del lavoro, facendo emergere nuove priorità nei collaboratori: sentirsi coinvolti nelle decisioni organizzative, nonostante l’assenza di un luogo fisico di condivisione è un aspetto centrale. Il tema dell’engagement diventa quindi prioritario, soprattutto nel momento in cui si attivano forme di collaborazione a distanza. La definizione e la comunicazione della visione strategica aziendale di lungo termine non deve tralasciare l’attenzione a cogliere il sentiment dei collaboratori, la leadership deve contemporaneamente abbracciare le esigenze individuali e gli obiettivi di business.