Choć prokrastynacja nie jest zarezerwowana wyłącznie dla środowiska zawodowego, to nie oznacza, że organizacje nie mogą zapobiegać skutkom, jakie wywołuje. Podstawą jest jednak zrozumienie tego zjawiska, a także tego, jak kultura organizacyjna może na nie wpływać.
Czym jest prokrastynacja? Kiedy odwlekanie staje się groźnym nawykiem
Prokrastynacja zazwyczaj objawia się poprzez odkładanie określonych zadań na później, (zamiast zająć się nimi od razu) do momentu, aż czas na realizację będzie bardzo krótki lub wręcz dojdzie do sytuacji, kiedy zadanie nie może zostać wykonane. Z pozoru osoba, którą dotyka prokrastynacja, może być określana jako leniwa czy niezorganizowana. Przyczyny tego zjawiska są jednak znacznie głębsze. Najczęściej wymienia się m.in. lęk przed porażką, brak motywacji, perfekcjonizm, a także trudności w radzeniu sobie z emocjami. Oczywiście ważnymi czynnikami są także umiejętności organizacji pracy czy posiadanie niezbędnych kompetencji do wykonania zadania. Niemniej istotna jest kultura organizacja, która może wpływać na pogłębianie prokrastynacji. Skutkami tego zjawiska, poza nieefektywną pracą, spowolnionym rozwoju zawodowym i np. gorszymi wynikami, jest m.in. nagromadzenie stresu, czy problemy zdrowotne (np. bezsenność), a także trudności w relacjach międzyludzkich.
Jak firmy mogą walczyć z prokrastynacją?
Odpowiedzialność organizacji za dobrostan pracowników ma swoje granice (nie może wykraczać poza to, co ludzie robią w środowisku zawodowym), niemniej warto zauważyć, jak niektóre elementy kultury organizacyjnej mogą być wspierające. W kwestiach organizacji pracy szczególnie ważne jest, aby precyzyjnie wyznaczać cele i planować zadania pracownikom. Umotywowanie i osadzenie w szerszym kontekście każdego z tych elementów ułatwia ich wykonanie. Dobrym rozwiązaniem jest także tworzenie celów pośrednich (podejście krok po kroku), które pozwolą osiągnąć ten kluczowy. Zostawiając pracownika z jednym dużym celem czy zadaniem bez dodatkowych informacji (np. jakich narzędzi może użyć), ryzykujemy, że zadanie nie zostanie zrealizowane w wymaganym czasie.
Poza tym firma powinna dbać o zaufanie między pracownikami a liderami. Prokrastynacja czasami wynika z pojawiających się trudności w realizowaniu celów czy zadań. Istotne, aby pracownik miał świadomość, że z problemami zawsze może przyjść do swojego lidera, który go wspomoże (np. poprzez przeprowadzenie rozmowy coachingowej), co ułatwi przebrnięcie przez wymagające okoliczności. Oznacza to, że firma potrzebuje empatycznego, dojrzałego przywództwa.
Ważne również, aby organizacja pracy uwzględniała aktualne obłożenie i możliwości danego pracownika. Nawet w przypadku talentów firma nie może sobie pozwolić na przeładowanie ich obowiązkami, gdyż rośnie wówczas ryzyko niepowodzeń czy permanentnego odkładania zadań. Firma powinna także wspierać samodzielność i decyzyjność osób, które zatrudnia. Im bardziej pracownicy są zależni od swoich przełożonych, tym trudniej będzie im realizować zadania w duchu rozwoju, co także jest przepisem na katastrofę.
Warto przy tym wspomnieć, iż jednym z ważnych benefitów w kontekście prokrastynacji może być dostęp w organizacji do psychologa. Jak wspomniano, prokrastynacja często wynika z trudności z emocjami, stąd praca nad nimi (np. poprzez nabywanie inteligencji emocjonalnej) może przynieść wymierne skutki. Oczywiście organizacja nie powinna brać odpowiedzialności za stan psychiczny pracownika, ale może mu pomóc w jego poprawie.
Wskazane powyżej elementy muszą wynikać z kultury organizacyjnej, która jednocześnie wspiera rozwój pracowników i ich motywacje. To zadanie dla liderów, ale także dla całej firmy, aby cele i zadania były na adekwatnym poziomie trudności. Poza tym pracownicy powinni nabywać nowe kompetencje również w ramach np. programów rozwojowych. Im szersza wiedza i doświadczenie, tym mniejsza szansa, że prokrastynacja zdestabilizuje pracę operacyjną.