Zarządzanie ludźmi stawia przed menedżerem szereg trudności. Niewątpliwie jedną z nich, która przysparza wielu problemów, jest osiąganie przez pracowników gorszych rezultatów od spodziewanych. Jak umiejętnie przeprowadzić rozmowę o słabych wynikach?
Czasami ludziom naprawdę brakuje świadomości na temat wpływu ich zachowania na innych. Wtedy samo wskazanie problemu wystarczy, aby wywołać zmianę. Znamy również sytuacje, w których okaże się to niewystarczające. W tym przypadku niezbędna okazuje się bezpośrednia prośba, wzywająca do zmiany osiąganych wyników. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, dzięki którym upewnisz się, że Twoje umiejętności na temat przeprowadzania trudnych rozmów są na wysokim poziomie.
Jak przeprowadzać trudne rozmowy w pracy?
1. Zarządzaj samym sobą. Szczerze upewnij się, co czujesz w tej sytuacji. Jesteś w stanie spojrzeć oddzielnie na człowieka i jego zachowanie? Pamiętaj, że to ma znaczenie. Bez odróżnienia człowieka od jego zachowania ryzykujesz zdenerwowanie i zniszczenie relacji. Może się okazać, że nie masz pewności czy oddzieliłeś te kwestie. Skorzystaj wtedy z pomocy. Zanim się więc skonfrontujesz opowiedz komuś zaufanemu o danej sytuacji i poproś o informację zwrotną – jak to brzmi, jak zostałeś zrozumiany?
2. Zrób to wcześniej niż później. Nie odkładaj problemu. W ten sposób wcale nie będziesz odebrany jako milszy. Takie zachowanie nie jest strategią. Zazwyczaj wtedy ludzie odbierają to jako brak szczerości.
3. Przygotuj się. Możesz spisać to, co chcesz powiedzieć. Przygotowanie się sprawi, że przekażesz więcej. Pamiętaj, że kiedy wypowiadamy słowa krytyki, ludzie po chwili przestają słuchać i zazwyczaj po chwili szukają odpowiedzi. W prosty i przejrzysty sposób nakreśl błędy w wydajności. Spodziewaj się, że druga strona znajdzie rozwiązanie.
4. Ludzie lubią rozmawiać o konkretach. Wykorzystaj tę wiedzę. Zaopatrz się w przykłady nieefektywnych działań i przytocz je w rozmowie. Kiedy problem dotyczy zachowania osoby, sytuacja jest nieco trudniejsza. Wtedy zwracaj się do niej z empatią. W delikatny sposób przekaż informacje o zachowaniu i jego wpływie na ciebie i innych.
5. Bądź gotów na burzę emocjonalną. To normalne, gdy stawiasz kogoś w niekomfortowej sytuacji. Może się zdarzyć, że dana osoba poczuje się zagrożona. Pamięta o empatii i pełnej szacunku rozmowie. Dobrym sposobem jest po prostu odejście na moment, wzięcie oddechu. Można unormować rosnące emocje. Wtedy jest najlepszy moment na rzeczową i racjonalną rozmowę.
6. Poproś ludzi, aby wzięli odpowiedzialność za sytuację. Pamiętaj, że zmiana zachowania wymaga wzięcia odpowiedzialności. W tej rozmowie uczestniczy również druga strona, która może się bronić przed zaakceptowaniem Twojego wyzwania i może mieć w tym rację. Bądź otwarty i przygotowany na zmianę zdania. Może się zdarzyć, że nie znasz wszystkich faktów. Wzięcie odpowiedzialności wymaga dialogu, szczerości i szacunku.
W rezultacie przeprowadzając trudną rozmowę z innymi, możesz tylko zyskać. Największe poczucie bezpieczeństwa ludziom daje jasna sytuacja — kiedy wiedzą, na jakim gruncie stoją. Bądź odważny. Traktuj ludzi jako odpowiedzialnych za swoje zachowanie, poważnie, uczciwie i z szacunkiem. Trudne rozmowy oczyszczają i budują Twój zespół.
Karen Jaques jest Senior Consultantem Impact UK. Możesz się z nią połączyć tutaj.