Istotą tego nieustannego procesu jest nie tylko to, co się komunikuje, ale również częstotliwość wymiany informacji i doświadczeń, zarówno oficjalnymi kanałami, jak i poza nimi. Na czym polega skuteczna komunikacja wewnętrzna organizacja w firmach? Jakie elementy musi obejmować?
Znaczenie komunikacji wewnętrznej dla firmy
Komunikację należy rozumieć jako zbiór sygnałów (komunikatów) werbalnych i niewerbalnych, które możemy przekazywać osobiście lub za pomocą takich środków jak telefon, tekst czy wideo. W firmach pojęcie to obejmuje wszelką wymianę informacji, jaką mogą uskuteczniać liderzy i pracownicy. Jakość komunikacji wpływa na wiele aspektów funkcjonowania organizacji. Wśród korzyści, jakie płyną z dobrej komunikacji wewnętrznej, wymienia się:
- wzrost zaufania do organizacji, liderów,
- oszczędność czasu. Pracownicy nie tracą czasu i energii na snucie domysłów, mogą skupić się na pracy,
- normalizację częstej wymiany doświadczeń. W zespołach panuje przekonanie, że informowanie i otrzymywanie feedbacku jest normalną praktyką,
- lepszą komunikację zewnętrzną,
- poprawę umiejętności interpersonalnych,
- wzmocnienie poczucia celu i przynależności,
- wyższą efektywność,
- większą zdolność pracowników i firmy do podejmowania szybkich i trafnych decyzji.
Zadania komunikacji wewnętrznej
Komunikacja w organizacji umożliwia między innymi:
- wymianę wiedzy,
- coaching,
- nawiązywanie współpracy, relacji,
- realizację zadań,
- przekazywanie informacji organizacyjnych,
- budowanie zaufania,
- przekazywanie feedbacku.
Kluczowe jest więc stworzenie lub zmodyfikowanie strategii komunikacji wewnętrznej tak, aby obejmowała wszystkie istotne aspekty działalności organizacji. Dobór narzędzi komunikacji również jest istotny, ale nadrzedną kwestią jest ich skuteczność. Same narzędzia lub kanały nie sprawią, że pracownicy częściej będą ze sobą rozmawiali, przekazywali sobie informacje zwrotne czy będą prosili o wsparcie w wymagających tego sytuacjach.
Dlaczego komunikacja wewnętrzna nie spełnia swojej funkcji?
Jakie ryzyko niesie ze sobą komunikacja niskiej jakości? Najczęściej wymienia się takie kwestie jak:
- pracownicy mogą czuć się odizolowani, pomijani przy ogłaszaniu i ustalaniu istotnych kwestii. Ma to miejsce, gdy komunikacja jest rzadka i niewystarczająca,
- może dojść do spadku zaufania do liderów lub organizacji, gdy przekazywane informacje są niejasne, nieprawdziwe, nie chronią interesu pracowników lub narażają ich na dodatkowy stres,
- spada zaangażowanie, kiedy komunikacja wewnętrzna jest jedynie przekazywaniem suchych informacji, nie niesie w sobie wartości rozwojowej lub jest pozbawiona nadrzędnego celu firmy,
- pogarsza się atmosfera pracy, gdy styl komunikacji jest nieadekwatny do okoliczności, a język nie odpowiada współczesnym standardom inkluzywności,
- dezorganizacja - szczególnie groźna, ponieważ może wpłynąć na efektywność firmy, jej zdolność do realizacji zadań,
- firma może mieć trudności z wykorzystaniem komunikacji jako narzędzia employer brandingowego.
Zdefiniowanie przyczyn niedostatecznej lub niewłaściwą komunikacji to jedno z najważniejszych zadań firmy. Styl komunikacji jest ściśle powiązany z kulturą organizacyjną, na którą składają się m.in. style zarządzania, hierarchia, atmosfera pracy, kompetencje pracownicze, wartości i misja firmy i tym podobne. To na tyle szerokie pojęcie, iż może okazać się, że przewartościowania wymaga kilka zagadnień, bezpośrednio związanych z komunikacją wewnętrzną (np. nakazowy styl zarządzania, który nie daje pola do dyskusji i twórczego rozwoju). Tu z pomocą przyjdą programy rozwojowe Impact, które są zorientowane na transformację kulturową i budowanie cech przywódczych.
Ciągłe kształtowanie i udoskonalanie komunikacji wewnętrznej powinno być priorytetem organizacji, która chce nie tylko osiągnąć biznesowy sukces, ale również tworzyć takie miejsce pracy, w którym panuje dobra, rozwijająca atmosfera. Kompetencje w tym zakresie powinni posiadać w szczególności liderzy, którzy jako zwierzchnicy zespołów odpowiadają za jakość pracy w firmach. Oznacza to, że lider musi nie tylko komunikować się z szacunkiem i empatią, ale także stawiać na coaching (w miejsce mikrozarządzania) i rozwój organizacji poprzez wzmacnianie pracowników. Skutkiem tego podejścia będzie efektywna firma, która potrafi się komunikować bez względu na szczebel.