Odkładasz trudną rozmowę? Nie martw się, nie jesteś wyjątkiem. Jednym z najtrudniejszych elementów bycia liderem i menedżerem — a nawet rodzicem, przyjacielem lub partnerem — jest odwaga do inicjowania trudnych dyskusji. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz poprawić czyjąś wydajność, skonfrontować się z niewłaściwym zachowaniem, czy rozwiązać konflikt między członkami zespołu — wyzwanie może być naprawdę bardzo niewygodne.
Oto 5 najczęstszych powodów, dla których unikamy trudnych rozmów:
1. Boisz się być nielubianym. Bez względu na to, jak bardzo się przygotujesz, nigdy nie możesz przewidzieć, jak potoczy się rozmowa ani jak zareaguje inna osoba. Strach przed urazą, odwetem lub sprawami osobistymi często powstrzymuje nas przed poruszaniem trudnych tematów z innymi.
2. Unikasz konfrontacji. Wielu z nas unika konfliktów – z istotnych powodów ewolucyjnych! Nawet jeśli racjonalnie rozumiesz, że jedynym sposobem rozwiązania problemu jest trudna rozmowa, instynktowny strach przed konfrontacją może cię powstrzymać.
3. Jesteś częściowo winny. Konieczność stawienia czoła swojemu udziałowi w problemie może wydawać się przyznaniem się do porażki. Dokucza poczucie winy, że coś się wydarzyło na Twojej zmianie, że zapomniałeś przekazać na czas informację zwrotną o problemie lub że nie udało Ci się na czas ustalić oczekiwań. Wątpliwości te mogą być trudne do odrzucenia i mogą uniemożliwić nam otwarte omawianie problemów.
4. Boisz się wyglądać głupio. Co się stanie, jeśli rozpoczniesz rozmowę, ale nie będziesz wiedział, jak ją kontynuować? Wszyscy byliśmy w sytuacjach, w których konfrontacja kogoś z problemem tylko go pogorszyła, pozostawiając nas w zakłopotaniu i bezbronności.
5. Nie jesteś pewien, czy jesteś odpowiednią osobą. Przykładowo zakwestionowanie złych wyników jest zwykle inicjowane przez przełożonego, ale sytuacje nie zawsze są tak jasne, zwłaszcza w miejscach pracy, które zachęcają do przywództwa i podejmowania decyzji na wszystkich poziomach. Kiedy rzucasz wyzwanie w poprzek lub w górę, pewne rzeczy mogą wydawać się niejednoznaczne. Czy masz pozwolenie na rozpoczęcie rozmowy?
Jak więc wyjść z tych obaw? Po pierwsze, zapobieganie jest zawsze lepsze niż leczenie – oto kilka przydatnych wskazówek, jak to zrobić w pierwszej kolejności…
Jak uniknąć potrzeby przeprowadzania trudnych rozmów?
1. Ustal jasne oczekiwania dotyczące wydajności. Jeśli zamierzasz pociągać kogoś do odpowiedzialności za słabe wyniki, ważne jest, aby z góry ustalić jasne standardy wydajności i wyjaśnić je wszystkim zaangażowanym.
2. Terminowo udzielaj konstruktywnej informacji zwrotnej. Najlepsza informacja zwrotna jest konkretna, terminowa i zorientowana na zmiany. Przekazywanie informacji zwrotnej na bieżąco, daje ludziom największą szansę na zmianę wyników, tak aby mogli spełnić Twoje oczekiwania.
3. Chwal tam, gdzie należy się pochwała. Chodzi o upewnienie się, że doceniasz osiągnięcia, a także rzucasz wyzwania, gdy wyniki są niedostateczne. Wyrażanie pochwał pomaga budować uznanie i dobre relacje w pracy, a co więcej, jeśli ktoś czuje się niedoceniony, jest mało prawdopodobne, że zareaguje dobrze na każdą negatywną opinię lub wyzwanie z Twojej strony.
4. Nie czekaj na formalne oceny. Buduj kulturę bieżącego feedbacku, coachingu i podejmowania wyzwań oraz staraj się pielęgnować kolegialną, wspólną postawę pod tytułem „jesteśmy w tym razem”, zamiast „pracujesz dla mnie”. Zastanów się nad wyposażeniem współpracowników w wiedzę i umiejętności umożliwiające samodzielne prowadzenie tych trudnych, ale wartościowych rozmów. Naszym zadaniem jako liderów jest rozwijanie talentów na dłuższą metę i te rozmowy powinny odbywać się przez czas.
Niestety nie zawsze da się uniknąć pojawiających się problemów, więc oto jak ułatwić sobie ich rozwiązywanie…
Jak prowadzić trudne rozmowy:
1. Bądź przygotowany. Odrób swoją pracę domową i upewnij się, że w pełni rozumiesz problem. Zarysowując luki w wydajności, miej pod ręką konkretne przykłady i fakty.
2. Zminimalizuj negatywną reakcję. Opisując problem, bądź konkretny i obiektywny, jasno określając wpływ, jaki ma on na biznes. Wyjaśnij, że rozmowa ma być pomocna i podkreśl swoją chęć wsparcia, kończąc oświadczeniem zachęcającym do zmiany lub oferującym alternatywy.
3. Nie bierz do siebie. Pamiętaj, że trudna rozmowa to nie to samo, co krytyka; rzucasz wyzwanie sytuacji/działaniom, a nie osobie. Dlatego upewnij się, że jesteś na dobrej drodze, organizując rozmowę wokół problemu i bądź gotowy na wszelkie reakcje, które możesz sprowokować.
4. Słuchaj i odpowiadaj, nie reaguj. Słuchaj uważnie i obiektywnie osoby, z którą prowadzisz trudną rozmowę i upewnij się, że kontrolujesz swoje emocje. Zastanów się nad tym, co słyszysz – pomoże ci to lepiej zrozumieć punkt widzenia drugiej strony i znaleźć dobre rozwiązanie.
5. Rozpoznaj, kiedy druga strona przyjmuje odpowiedzialność. Odporność i wytrwałość są przydatne, ale ważne jest, abyś był w stanie rozpoznać akceptację drugiej strony, gdy stawiasz kogoś w roli, „właściciela” problemu i chciałbyś aby wziął na siebie odpowiedzialność. Kiedy ta osoba przyzna, że istnieje luka w wydajności, szybciej stanie się osobą, która zechce coś z tym zrobić. W tym momencie rozmowa może stać się sesją coachingową