Spopularyzowanie pracy zdalnej oraz hybrydowej spowodowało, że coraz częściej organizacje działają w ramach zespołów rozproszonych. Niektórzy pracownicy chętnie wrócili do biura, inni zdecydowali, że wolą pracę w trybie home office. Zarządzanie zespołem rozproszonym wiąże się z wieloma wyzwaniami - jednym z nich jest utrzymanie motywacji wszystkich członków na jak najwyższym poziomie. Dlaczego to takie ważne? Zmotywowany zespół jest efektywny, rzadziej doskwiera mu wypalenie, a co za tym idzie - organizacja nie jest narażona na zwiększoną rotację pracowników.
Zalety i wady pracy w zespołach rozproszonych
Pandemiczne przyspieszenie zmian organizacyjnych w firmach nie obyło się bez pozytywnych i negatywnych skutków. W wypadku zespołów rozproszonych zaletą okazał się dostęp do znacznie większej puli specjalistów. Organizacje nie muszą już szukać nowych pracowników w najbliższym otoczeniu i mogą sięgać po osoby spoza regionu czy kraju, mogą również proponować bardziej elastyczne podejście do realizacji codziennych obowiązków. Dla członków zespołu rozproszonego trudnością może być natomiast jasne oddzielenie życia zawodowego od prywatnego, problemy z komunikacją czy motywacją.
Jakie elementy wpływają na motywację zespołu rozproszonego?
Zrozumienie ekosystemu, w którym funkcjonuje zespół - External Alignment
Większość zespołów doświadczyło nie tylko wielu zmian wewnętrznych, ale zmienił się jednocześnie ekosystem, w którym funkcjonują. Poznanie i zrozumienie wpływów, jaki mają na zespół jego kluczowi interesariusze, jest nadzwyczaj ważne do wzmocnienia jego efektywności w realizacji celów. Ten często pomijany, bardzo istotny aspekt efektywności zespołu powinny być punktem wyjścia do dalszych planów rozwoju oraz zmian, których celem jest zwiększenie motywacji.
Skupienie na wspólnym celu – Unified Purpose
Bez względu na tryb pracy każdy zespół w organizacji musi realizować wcześniej wytyczone cele. Jednym ze sposobów na ich poprawne wyznaczenie jest metoda SMART. W jej ramach cele są sprecyzowane, mierzalne, atrakcyjne, realistyczne oraz terminowe. Zespół, którego zadania nie mają określonych parametrów SMART, może napotkać w trakcie pracy wiele trudności, co w konsekwencji będzie obniżało jego motywację. W realizacji strategii wzmacniania poczucia odpowiedzialności, przez cele w zespołach rozproszonych, pomóc może dopasowane do potrzeb oprogramowanie do zarządzania projektami. Nie ma jednak uzasadnienia wprowadzanie celów odgórnie – kluczowy w tym wypadku jest dialog wokół nadrzędnego celu całego zespołu.
Model rozproszony to impuls do pozytywnych zmian – Agreed Approach
Jeśli dotychczas organizacja nie miała do czynienia z zespołami rozproszonymi, to nowa rzeczywistość może być dla niej bardzo dobrym impulsem do tworzenia innowacji i rozwoju. Jest to szansa dla zespołów rozproszonych, aby zacząć wypracowywać nowe, lepsze praktyki współpracy (Agreed Approach) . Zaangażowanie wszystkich członków zespołu jest kluczowe, aby mogła zajść kulturowa transformacja w ramach pracy zdalnej.
Silny lider, czyli przywództwo przejawia się w działaniu – High Performing Mindset
Gdy członkowie zespołów nie mają autonomii w podejmowaniu decyzji, mogą czuć się jedynie trybikami bez wpływu na poczynania zespołu czy firmy. Zespół może stać się bierny i nie mieć poczucia odpowiedzialności za rezultat swojej pracy. Dlatego każdy członek zespołu powinien dążyć do podejmowania Aktów Przywódczych, które rozumiemy jako zdolność ludzi do dostrzegania sytuacji, które wymagają zmian, podejmowanie działań i branie odpowiedzialności za rezultat. Akty przywódcze niekoniecznie muszą być powiązane z formalną rolą w organizacji, ale powinny dotyczyć faktycznych liderów. Kultura przywództwa oparta na tym podejściu przynosi realne efekty biznesowe, a także podtrzymuje motywację oraz podnosi poziom współodpowiedzialności za projekty zespołowe. Ponadto pozwala członkom zespołu doskonalić swoje umiejętności. Przez podejmowanie aktów przywódczych, wprowadzanie częstego feedbacku i wspieranie siebie nawzajem w rozwoju i doskonaleniu, zespoły rozproszone budują HPM.
Transparentna i częsta komunikacja - Quality Conversations/Effective Relationships
Brak naturalnych spotkań w biurze całkowicie zmienił perspektywę komunikacji w zespołach. Dotychczasowe procedury muszą ulec zmianie, aby sprostać nowej rzeczywistości. Komunikacja w ramach zespołów rozproszonych powinna dotyczyć wszystkich aspektów funkcjonowania organizacji, które mają znaczenie dla danej grupy. Pracownicy odcięci od informacji będą skłonni do poszukiwania ich między sobą. W ten sposób powstają i krążą plotki, a ich konsekwencją może być spadek zaufania do liderów i niepotrzebny chaos. To dlatego częsta komunikacja jest tak ważna dla podtrzymania motywacji zespołu - pomaga wyeliminować niepokój związany z brakiem transparentności. W ten sposób pracownicy mogą skupić się na realizacji swoich zadań. Komunikacja powinna obejmować takie zagadnienia jak feedback, praca kreatywna, informacje organizacyjne i wiele innych. Zawsze jednak powinna mieć na względzie zrównoważony wzrost i perspektywę drugiego człowieka. Nigdy wcześniej ten obszar nie miał tak dużego znaczenia jak w przypadku zespołów rozproszonych.
Efektywność zespołu można mierzyć
Każda zmiana kultury organizacyjnej w założeniu powinna zwiększać efektywności pracy zespołu. Jak ją w takim razie mierzyć, aby się o tym przekonać? W Impact posługujemy się zaawansowaną metodą Team Performance Model, która pozwala zbadać 6 wymiarów efektywności zespołów rozproszonych - zarówno przed rozpoczęciem programu zmiany, jak i po jego zakończeniu. Dzięki TPM określamy, jakie obszary w danym zespole wymagają wzmocnienia, a które już są jego mocną stroną. W ten sposób mamy pewność, że zaproponowane zmiany organizacyjne, także w zespołach rozproszonych, są faktycznie realizowane i mają wpływ na firmę i jej cele biznesowe.