Czym jest kultura organizacyjna

Czym jest kultura organizacyjna?

Kultura organizacyjna to jedno z kluczowych pojęć niezbędnych w lepszym zrozumieniu tego, jak funkcjonuje firma. To termin, który stał się jednym z kluczowych czynników wpływających na rozwój organizacji. Jest to zbiór wartości, przekonań, norm i zachowań, które definiują sposób, w jaki firma funkcjonuje. Dlaczego kultura organizacyjna jest ważna? Jak ją budować i jak wpływa na strategię firmy oraz jej wyniki?

Co to jest kultura organizacyjna firmy?

Kulturę organizacyjną można określić duszą firmy. To czasem nieuchwytne, ale bardzo ważne pojęcie, określające zachowania pracowników, decyzje kierownictwa i ostateczny sukces organizacji. Obejmuje ona wartości, przekonania, tradycje, normy, język i wiele innych elementów, które wpływają na to, jak ludzie w organizacji myślą, czują i działają. Opisuje ona „status quo” organizacji. Mówiąc potocznie: co wolno, a czego nie wolno.

Definiowanie kultury organizacyjnej, choć niewątpliwe ma swoje niuanse, można sprowadzić do prostego twierdzenia: jest to sposób, w jaki organizacja prowadzi swoje działania. Jej podstawowe założenia obejmują:

• Styl komunikacji zewnętrznej (np. slogany marketingowe, employer branding) i wewnętrznej (stopień transparentności, narzędzia komunikacji, relacje międzyludzkie, artefakty językowe ustalające ton komunikacji między pracownikami, przykład: czy mówimy sobie na „ty”, czy raczej „pan/pani”, oraz czy te zasady tyczą się wszystkich szczebli, czy może są zależne od miejsca w organizacji, albo zależności między rozmówcami),
• Sposoby zatrudniania, wprowadzania, utrzymywania i zwalniania pracowników, a więc otoczka związana z zasobami ludzkimi,
• Ścieżki podejmowania decyzji,
• Hierarchia organizacji,
• Stosowane technologie, urządzenia, maszyny,
• Stosunek do innowacyjności,
• Misja, wizja, wartości i strategia,
• Procedury i ich stopień realizacji w firmie,
• Obecne style zarządzania ludźmi,
• Metody wykonywania pracy operacyjnej, jej kontroli i weryfikacji,
• Stopień samodzielności pracowników, ich empowerment i ownership.

Kultura organizacyjna firmy określa też cechy, które mogą ją wyróżniać spośród innych przedsiębiorstw i które mogą mieć ogromny wpływ zarówno na jej postrzeganie przez klientów, jak i na rynku pracy. Warto pamiętać, iż w przypadku wymienionych wyżej elementów zachodzi tzw. sprzężenie zwrotne, tzn. kultura organizacyjna wpływa na ich charakter, jak i każdy z aspektów stanowi o obliczu kultury organizacyjnej. Ponadto, kultura organizacyjna może być spisana w formie instrukcji czy procedur, ale może być także dorozumiana, bez formalnego dokumentu zawierającego zasady współpracy w firmie.

Typy kultury organizacyjnej

Podstawowe funkcje kultury organizacyjnej to także wyznaczanie zasad władzy. Istnieje wiele różnych typów kultury organizacyjnej. Najprostsze rozróżnienie to:

• Kultura Hierarchiczna: Typ kultury organizacyjnej, gdzie ważna jest hierarchia i jasno zdefiniowane role. Decyzje podejmowane są na szczycie hierarchii, a komunikacja idzie w jednym kierunku - z góry na dół. Wartościowane są tradycja, stabilność i jest to kultura władzy.
• Kultura Partycypacyjna: To przeciwność kultury hierarchicznej. W takiej kulturze organizacyjnej wartościuje się partycypację, współpracę i wspólną odpowiedzialność. Pracownicy mają wpływ na strategię, decyzje i działania firmy. Innowacja i elastyczność są tu cenione, a fundament kultury organizacyjnej stanowi wspólna wizja.

Inne elementy kultury organizacyjnej 

Kultura organizacji stanowi swoisty "kontrakt społeczny" między pracownikami i organizacją. Określa, jakie zachowania i postawy są akceptowalne, a jakie nie. Wartości, jakie kierują organizacją, są głównym elementem kultury i odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu jej tożsamości. Właściwa kultura organizacyjna sprzyja realizowaniu strategii firmy, czyli pomaga organizacji dojść do zakładanego rezultatu – osiągnąć sukces biznesowy. Kultura organizacyjna składa się z wielu elementów, takich jak:

1. Liderzy i wzory zachowań: Zachowania i postawy przywódców firmy mają ogromny wpływ na kulturę organizacyjną. Jeśli liderzy promują otwartość, uczciwość i zaangażowanie, to pracownicy często będą naśladować te wzorce.
2. Historia i tradycje: Długotrwała historia firmy oraz tradycje, które się w niej kształtują, mogą stanowić ważny element kultury organizacyjnej. Niektóre firmy szczycą się swoją historią i starają się zachować pewne tradycje.
3. Klimat organizacyjny: Klimat organizacyjny odnosi się do atmosfery panującej w firmie, a także do percepcji pracowników na temat warunków pracy. Pozytywny klimat sprzyja tworzeniu pozytywnej kultury.
4. Dostępność zasobów i narzędzi: To, w jaki sposób organizacja dostarcza i zarządza zasobami, również może wpływać na kulturę. Dostępność szkoleń i innych okazji do rozwoju, technologii i innych narzędzi może promować rozwijanie umiejętności i innowacyjność. W ten zakres wchodzi też gospodarowanie zyskami: czy firma inwestuje w rozwój swoich ludzi i biznesu w świadomy i strategiczny sposób.
5. Diversity i inkluzywność: Wartości związane z różnorodnością i inkluzywnością stanowią ważny element kultury organizacyjnej. Firmy, które promują różnorodność, tworzą otoczenie bardziej przyjazne dla pracowników o różnych tłach i perspektywach.
6. Komunikacja: Sposób, w jaki organizacja komunikuje się z pracownikami, może wpływać na kulturę. Otwarta i transparentna komunikacja może budować zaufanie i poczucie bezpieczeństwa psychologicznego, a w konsekwencji przekładać się na zaangażowanie pracowników.
7. System wynagradzania: System wynagradzania, w tym rodzaj i sposób wynagradzania pracowników, może mieć wpływ na motywację i zachowania pracowników, co przekłada się na kulturę organizacyjną.
8. Praktyki zarządzania zasobami ludzkimi: Sposób, w jaki firma rekrutuje, szkoli, ocenia i awansuje pracowników, również jest ważnym elementem kultury organizacyjnej. Tak samo ja zapewnione poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia i zdolność do tego, aby wspierać pracowników organizacji.
9. Inicjatywy społecznej odpowiedzialności: Organizacje, które angażują się w inicjatywy społecznej odpowiedzialności, mogą promować takie wartości jak zaangażowanie społeczne i troska o środowisko.
10. Etyka biznesu: Zachowania etyczne i moralne są kluczowe dla kultury organizacyjnej. Firmy, które stawiają na etykę biznesu, promują uczciwość i integrowanie z wartościami.

Warto podkreślić, że kultura organizacyjna jest wyjątkowa dla każdej firmy i może ewoluować w czasie. Jeśli organizacja pragnie zmienić swoją kulturę, musi to być świadoma i skoordynowana inicjatywa, która uwzględnia wiele różnych elementów. Trzeba też być świadomym, że jest to proces długotrwały i nie dzieje się z dnia na dzień – tak samo jak nie zmienia się ludzkich nawyków z dnia na dzień.

Najważniejsze czynniki wpływające na kształt kultury organizacyjnej

1. Kulturowa różnorodność na każdym szczeblu (np.: demografia, narodowości, gender) – tak jak każde pokolenie ma swoje stereotypowe cechy, które często potwierdzają się w działaniach zawodowych, tak samo każdy inny czynnik różnicujący, wywodzący się z obszarów życia pozazawodowego, będzie wpływał na kulturę i zwyczajowe zachowania. Inaczej wygląda kultura organizacyjna w liczącym 15 osób (o średniej wieku 27 lat) startupie IT powstałym w Dolinie Krzemowej, a inaczej w francuskiej korporacji o ponad 100-letniej tradycji, w której średnia stażu pracy to na stanowisku managerskim to blisko 15 lat. 
2. Kompetencje ludzi - zarówno pod względem branżowym (wiedza, umiejętności), jak i kwestie związane z umiejętnościami miękkimi, takimi jak inteligencja emocjonalna, komunikacja, rezyliencja (resilience) i radzenie sobie ze zmianami, itp.
3. Rozmiar przedsiębiorstwa - im większa firma, tym większa jej swoista bezwładność, a więc kultura organizacyjna jest w mniejszym stopniu kontrolowalna. W przypadku mniejszych firm większe znaczenie mogą mieć poszczególne osoby (np. właściciele, menedżerowie), co wraz z ich odejściem może wiązać się ze zmianami w kulturze organizacyjnej.
4. Branża, jej konkurencyjność oraz otoczenie prawne - wyzwania na danym rynku niejako wymuszają dostosowanie kultury organizacji, np. w niektórych branżach jest większy nacisk na innowacyjność, w innych, gdzie produkty konkurencji nie różnią się jakością, ogromne znaczenie może mieć PR i marketing.
5. Typ działalności, która bardzo często wpływa na strukturę firmy - różnice szczególnie widać, gdy porównujemy firmy usługowe, produkcyjne oraz logistyczne. W dwóch ostatnich, które posiadają działy odpowiadające za produkcję dóbr czy transport, kultura organizacyjna może być diametralnie inna niż firmy skupionej na usługach, np. finansowych. Znaczenie mają również restrykcje prawne (prawo pracy, regulacje branżowe).
6. Otoczenie społeczne - kultura organizacyjna w firmie wiąże się z charakterystyką państwa czy miasta, w którym się znajduje. Każda lokalizacja (a nawet kwestie takie jak architektura budynków przedsiębiorstwa) rządzi się swoimi prawami, a co za tym idzie, wpływa na funkcjonowanie kultury organizacji.

Jak budować kulturę organizacyjną?

Biorąc pod uwagę, iż w definicji kultury organizacyjnej bierze się pod uwagę metody wykonywania pracy, to każda firma, bez względu na to, czy ma spisane tego typu zasady, ma kulturę organizacyjną. Nie możemy więc mówić o jej budowaniu od zera, bo skoro firma istnieje, to i ma swoje sposoby na realizowanie zadań, charakteryzuje się jednym z typów komunikacji, wyróżnia się czymś spośród konkurencji. To trwała wartość każdej firmy, od niewielkich po międzynarodowe korporacje. Zamiast pytać, jak budować kulturę organizacji, powinniśmy zapytać, jak dokonać przeformułowania celów, aby firma lepiej odnajdywała się w aktualnych realiach biznesowych.

Budowanie kultury organizacyjnej to proces, który wymaga zaangażowania kadry zarządzającej oraz pracowników i często również wsparcia zewnętrznych ekspertów. Kluczowym krokiem jest identyfikacja istniejących elementów kultury i określenie, jakie zmiany są potrzebne, aby wspierać cele organizacji.

Jednym ze sposobów budowania pozytywnej kultury organizacyjnej jest wzmacnianie i nagradzanie pożądanych zachowań i wartości. Przykładowo, jeśli organizacja ceni innowacyjność, można wprowadzić program nagradzania autorów najlepszych pomysłów, które przyczyniają się do rozwoju firmy.

Właściwy klimat organizacyjny zwiększa zaangażowanie pracowników oraz ich poczucie bezpieczeństwa. Poprzez oferowanie wspólnego języka umożliwia realizację podstawowych założeń misji firmy. Budowanie zespołu poprzez wprowadzanie w firmie atmosfery akceptacji sprzyja wewnętrznej integracji w samej organizacji.

Funkcje kultury organizacyjnej

Kultura organizacji pełni wiele istotnych funkcji w firmie. Całość fundamentalnych założeń można sprowadzić do kilku punktów:

• Utrzymywanie tożsamości i wyjątkowości: Kultura organizacji w firmie pomaga jej określić swoją tożsamość i unikalność. Dzięki sprecyzowaniu wspólnych wartości, przekonań i norm, firma wyraża, kim jest i co reprezentuje.
• Zwiększanie Efektywności: Poprzez określenie, co jest ważne i jakie są priorytety w firmie, kultura organizacji pomaga w zwiększeniu efektywności działań. Ustalając wspólne cele i wartości, firma może działać bardziej zgranie i celowo.
• Utrzymywanie stabilności: Kultura organizacji działa jak "klej" utrzymujący firmę razem. Wspólne przekonania i wyznawanie tych samych systemów wartości pomagają w stabilizowaniu organizacji, szczególnie w okresach zmian i niepewności. Kultura dotyczy wspólnych poglądów.
• Wsparcie decyzji: Kultura organizacji może stanowić wsparcie w podejmowaniu decyzji. Firma może oceniać nowe pomysły i inicjatywy pod kątem zgodności z kulturą organizacyjną, co pomaga w wybieraniu tych, które najlepiej pasują do firmowych wartości.
• Ułatwianie komunikacji: Wspólny zestaw wartości i norm ułatwia komunikację wewnątrz firmy. Pracownicy, którzy dzielą te same przekonania, mogą lepiej rozumieć siebie nawzajem i efektywniej komunikować się. Pomaga to też w zarządzaniu konfliktami i rozwiązywaniu sporów. Odpowiednie formy wymiany informacji ułatwiają także budowanie zdrowych relacji międzyludzkich i integrację pracowników.
• Wyróżnianie się na rynku: Firma o wyrazistej kulturze organizacji może wyróżniać się na rynku. Jeśli kultura jest zgodna z oczekiwaniami i wartościami klientów, może to stanowić atut konkurencyjny. Kultura organizacyjna ma wpływ na reputację firmy i employer branding. Firma o pozytywnej kulturze może budować lepszą reputację, co może przyciągać klientów, partnerów i kandydatów, wzmacniając też poczucie dumy obencych pracowników z przynależności do tej właśnie firmy oraz ich identyfikację z marką.
• Budowanie zespołu: Kultura organizacji może ułatwiać proces integracji wewnętrznej i tworzyć poczucie przynależności. Pracownicy, którzy identyfikują się z kulturą firmy, często są bardziej zgrani i gotowi do współpracy. Chętniej też zostają w firmie, dlatego kultura organizacyjna może wpływać na retencję pracowników.

Kiedy warto dokonać transformacji kulturowej w firmie?

Dynamicznie zmieniająca się rzeczywistość nie pozostawia złudzeń - firmy nie mogą trwać w okopach dotychczas sprawdzającej się kultury organizacyjnej i liczyć, że zawsze będzie ona przynosić pozytywne efekty. Dążenie do zmian to naturalna kolej rzeczy, bez której w przyszłości organizacja może nie sprostać wymaganiom rynku. Kultura organizacyjna firmy musi mieć w sobie elastyczność i otwartość na rewizję dotychczasowych metod pracy. Nie oznacza to oczywiście, że firma ma być nieustannie pogrążona w twórczym chaosie, gdyż nadal musi realizować swoje cele i pracę operacyjną.

Wiele aspektów funkcjonowania organizacji można zmieniać poprzez zakwestionowanie zastanych zasad. Dotyczy to takich kwestii jak przywództwo, komunikacja, procedury, hierarchia czy zarządzanie. Nie znaczy to jednak, że działania te należy zawiesić do momentu wypracowania nowych procedur. Ważne, aby pracować na aktualnych wyzwaniach i problemach, włączając w proces wszystkich pracowników, ponieważ nauka poprzez działanie jest najskuteczniejsza. Tego właśnie potrzebują firmy w ramach nowoczesnej kultury organizacji - elastyczności, szybkiego uczenia się, wyciągania wniosków i podejmowania decyzji.

Droga do sprawnie działającej organizacji nie jest prosta. Niezbędna jest duża samoświadomość w przedsiębiorstwie, co jest szczególnym wyzwaniem w dużych firmach lub takich, które przechodzą istotną transformację (np. łączenie, akwizycję czy restrukturyzację). Pomaga to jednak w określeniu tych obszarów, które szczególnie stoją na drodze do uelastycznienia firmy, np. archaiczny system zarządzania, brak automatyzacji prostych procesów czy silosowość i brak skupienia na kluczowych wartościach i wizji firmy. Dopiero jasne określenie potrzeb pozwala na transformację kulturową, która pozwoli organizacji lepiej funkcjonować w przyszłości.