Delegowanie zadań jest jednym z kluczowych zagadnień skutecznego zarządzania ludźmi i zapewniania ciągłości operacyjnej w organizacji. Bez wypracowanych metod przekazywania informacji na temat obowiązków nie możemy mówić o poukładanej firmie, w której każdy pracownik wie, co robić i jaki jest cel jego działania.
Nim zaczniesz
Skuteczne delegowanie wymaga kultury organizacji wspierającą komunikację opartą na szacunku i empatii. Delegowanie zadań jest skuteczniejsze w środowisku pracy, w którym nie brakuje zaufania, a liderzy poprzez nowe projekty i obowiązki chcą pomagać pracownikom w rozwoju. Jako lider weź pod uwagę dominujący styl w organizacji, gdyż ma on ogromny wpływ na to, jak zadania są faktycznie delegowane. W przypadku firm, w których obecny jest styl autokratyczny, powierzanie obowiązków może negatywnie odbijać się na samodzielności pracowników, czy poziomie zrozumienia zadania. Prowadzi to do występowania możliwych do uniknięcia błędów.
Jako lider musisz być więc przygotowany na to, że skuteczne delegowanie zadań będzie jedną z Twoich kluczowych kompetencji. Wykonywania wszystkich obowiązków samodzielnie lub za pomocą mikrozarządzania to przeszłość. Dlatego przed przekazywaniem zadań zastanów się, czy wybrane zadanie jest dopasowane do możliwości i kompetencji osoby, której chcesz je zlecić. Mogą się w związku z tym pojawić następujące trudności:
- zadanie będzie znacząco przekraczać kompetencje wybranej osoby, co może negatywnie wpłynąć na jej motywację,
- zadanie jest poniżej kompetencji pracownika, przez co może je uznać za nudne, niewarte uwagi czy zaangażowania.
W takiej sytuacji warto również rozważyć, czy organizacja nie powinna zautomatyzować powtarzalnych, identycznych zadań. To jeden ze sposobów na uwolnienie kreatywnego potencjału pracowników, co jest tak ważne dla tworzenia organizacji innowacyjnej, zdolnej do szybkiego reagowania na zmienną sytuację biznesową.
Jak skutecznie delegować zadania?
Jedną z podstawowych metod delegowanie jest 5W2H, która zaleca zadanie 7 następujących pytań przed rozmową z pracownikiem lub np. wysłaniem zlecenia:
- What? Co trzeba zrobić, jakiej sprawy dotyczy rozmowa lub informacja?
- Who? Kto ma wykonać zadanie, kto jest adresatem komunikatu, z kim ma współpracować?
- Where? Miejsce wykonania, dokąd wysłać wiadomość, gdzie przekazać informacje?
- When? Jaki jest nieprzekraczalny termin realizacji zadania? To jeden z kluczowych aspektów delegowania. Wyznaczanie zadań, które nie ma ram czasowych, może sprawić, że nie zostanie ono nigdy wykonane.
- Why? Dlaczego w taki sposób ma być wykonane zadanie, uzasadnienie potrzeby: jakie mają być skutki i korzyści? Jak zadanie współgra z celami i misją organizacji?
- How? Odpowiada na kwestię metod i potrzebnych środków, ale może być też wstępem do rozmowy coachingowej.
- How much? Ile to będzie kosztować, ile środków, osób, czasu trzeba zaangażować?
Oczywiście nie oznacza to, że w każdej sytuacji wszystkie pytania znajdą zastosowanie, niemniej jest to podstawowy zbiór założeń, które powinny mieć miejsce w trakcie delegowania zadań.
Nieporozumienia na tym poziome są kosztowne, ponieważ pracownik może wykonać zadanie nieprawidłowo, popełnić błędy, może mu zająć zbyt wiele czasu lub nie będzie spójne ze strategią i celami całej organizacji. Innymi słowy, zdolność operacyjna i efektywność firmy w realizowaniu potrzeb biznesowych zależy od jakości delegowanych zadań, która wynika z poziomu kultury organizacyjnej.